In diesem Fall bietet es sich an, sich einige Tage vorher schon darauf vorzubereiten. Vor allem, wenn es die erste Geschäftsreise ist, ist noch keine Routine vorhanden und die Vorbereitung ist umso wichtiger. Dazu zählen viele Dinge - vom richtigen Packen des Koffers über die Planung der Termine bis hin zum Informieren über die Kultur des Ziellandes - falls die Reise über die Grenzen Deutschlands hinausgeht. Eine Checkliste kann helfen, dabei nicht den Überblick zu verlieren. Dabei sollte es jeweils eine Liste für jede der genannten Hauptkategorien geben.
Das Packen der Kleidungsstücke
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Es gilt, Geschäftskleidung wie auch Freizeitkleidung einzupacken. Je nach Tagesplan wird für Freizeit nicht viel Zeit übrig sein. Aber der Reisende fühlt sich eventuell wohler, wenn er abends nach einem anstrengenden Meeting in Freizeitkleidung die letzten Stunden genießen kann, ehe er ins Bett geht. Wie förmlich die Geschäftskleidung sein muss, ist mit dem Vorgesetzten abzusprechen. Beim Packen des Koffers gibt es außerdem spezielle Tricks, durch die die Kleidung nicht knittert. So beispielsweise Seidenpapier, das zwischen die Kleidungsstücke gelegt wird. Außerdem ist sparsames Packen notwendig. Es wird nur für ein paar Tage verreist - niemand braucht dafür seinen gesamten Kleiderschrank. Ein Outfit für jeden Tag sowie eines für den Notfall, falls eine Bluse dreckig wird, sollte genügen. Im Internet gibt es zahlreiche Anleitungen zu diesem Thema. Das Video, am Ende dieses Artikels, des Heathrow Airports zeigt außerdem anschaulich, wie die Kleidungsstücke am besten angeordnet werden.
Neben den Kleidungsstücken gehören außerdem noch die Hygieneartikel, Schuhe sowie die Ladekabel für das Handy und den Laptop in den Koffer. Auch eine Fotokamera, falls die Zeit für Besichtigungen bleibt, ist nicht zu vergessen.
Checkliste:
- Förmliche und Freizeitkleidung
- Tricks zum knitterfreien Packen beachten
- Schuhe
- Hygieneartikel
- Ladekabel für diverse technische Geräte
- Evtl. Fotokamera
Die wichtigsten Unterlagen
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Es ist ratsam, sich schon im Vorfeld um die wichtigsten Unterlagen zu kümmern. Dazu gehören die Reisedokumente, wenn die Reise ins Ausland geht. Reisepass, Visum. Versicherungsschein, Impfbescheinigungen und so weiter sollten daher vorhanden sein. Da eine Geschäftsreise nur
selten allerdings in ein Land außerhalb der EU geht, sind Impfbescheinigungen meist nicht so wichtig. Für den Fall, dass die Technik versagt und das Telefon sich nicht mehr anschalten lässt, ist es ratsam, die wichtigsten Kontaktdaten schriftlich dabei zu haben. Dazu zählen die Telefonnummern und Adressen des Geschäftspartners oder des Vorgesetzten und der Unterkunft sowie die Nummer seiner Bank, falls die Kreditkarte verloren geht und gesperrt werden muss. Wenn es die erste Reise in das fremde Land ist, bietet es sich an, sich direkt hier bei justlanded.com über die unterschiedliche Kultur zu informieren. Außerdem ist es wichtig, alle Geschäftspapiere mitzunehmen, die für das Meeting oder die Tagung gebraucht werden. Damit keins der Papiere verloren geht, ist es ratsam, sie einzuscannen und als Kopie auf dem Laptop mitzunehmen als auch sie an die eigene E-Mailadresse zu schicken. So können sie auch von einem fremden Computer heruntergeladen werden, falls der eigene Laptop kaputt gehen sollte und die Originale verschwunden sind.
Checkliste:
- Reisedokumente zusammenstellen (Visum, Reisepass etc.)
- Geschäftsdokumente zusammenstellen
- Wichtige Kontaktdaten in schriftlicher Form notieren
- Informationen zum Zielland sammeln
- Wichtige Unterlagen einscannen und als Kopie sowie als Anhang einer E-Mail mitnehmen
Die Planung der Reise
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Damit alles reibungslos funktioniert, ist es wichtig, die Reise im Vorfeld genau zu planen. Dabei sollte der Geschäftsreisende im Vorfeld in Erfahrung bringen, wofür die Reise überhaupt dient und wie lange er unterwegs sein wird. Wer außer ihm nimmt noch daran teil und wie viele Geschäftspartner wollen sie in Meetings treffen oder welche Weiterbildungsangebote stehen
einem zur Verfügung? Nach dem Klären des generellen Umfangs der Reise geht es an die Detailplanung. Diese beginnt beim Weg hin zum Flughafen oder Bahnhof. Wann ist die Abfahrtszeit des Transportmittels? Wann kommen die beteiligten Personen am Zielort an? Danach folgt die detaillierte Auflistung von Tag eins: Der Check-In im Hotel, das erste Meeting, eventuell ein Geschäftsessen abends. Die folgenden Tage sollten in etwa genauso detailliert beschrieben sein, damit keine Irritationen aufkommen, was der nächste Punkt der Tagesordnung ist. Es wäre sehr peinlich und spräche nicht für Professionalität, wenn ein Treffen mit einem Geschäftspartner vergessen wird. Die Zusammenstellung des Tagesplans sollte zudem zumindest vom Vorgesetzten und eventuell einer nicht beteiligten Person bestätigt werden, damit sicher ist, dass kein wichtiger Termin vergessen wurde.
Checkliste:
- Genereller Umfang der Reise: Warum findet sie statt, wer ist alles beteiligt?
- Tagesplanung für jeden Tag entwerfen; vom Losfahren bis zum Ankommen am letzten Tag der Reise
- Tagesplanung vom Vorgesetzten und evtl. einer weiteren Person bestätigen lassen