1. De eerste stap is bedrijfsnamen voorleggen bij het Handelsregister (Registro Mercantil Central) om te controleren of er geen ander bedrijf dezelfde naam gebruikt. Als er geen bedrijf is met dezelfde naam zal je een Negatief Naam Certificaat ontvangen (Certificado Negativo de Nombre). Dit klinkt zeker niet interessant maar zonder dit document kan je je bedrijf niet registreren. Het Handelsregister heeft onlangs de controleprocedure teruggebracht tot enkele dagen. Je kan eveneens de website van het Handelsregister raadplegen (enkel in het Spaans). Op deze website kan je de bedrijfsnamen die al in gebruik zijn consulteren en nieuwe namen online voorleggen.
2. Bij de volgende stap moet je een tijdelijke identificatiecode voor de belastingen aanvragen (código de identificación fiscal/CIF) en je registreren voor de BTW (IVA). Alle zaken en zelfstandigen moeten zich registreren voor de BTW in Spanje. Je fiscale identificatiecode doet zich voor als jouw BTW nummer en laat je toe om een bankrekening te openen in naam van het bedrijf. Op deze bankrekening kan je dan het vereiste kapitaal storten en dit moet gebeuren voor de registratie (zie onderaan puntje 3). Jij of je boekhouder kunnen een fiscale identificatiecode aanvragen bij het dichtstbijzijnde belastingskantoor. Je kan doet online doen op deze website , enkel wanneer je vlot Spaans kan. Om je identificatiecode aan te vragen moet je de volgende informatie ter beschikking hebben: naam van het bedrijf (en het Negatieve Naam Certificaat van het Handelsregister), het geregistreerde adres van het bedrijf en de identificatie in de vorm van je paspoort of verblijfsvergunning (mocht je er één hebben). Het belastingskantoor zal je dan een certificaat verschaffen, genoemd een Fiscale Identificatie met jouw identificatecode-nummer erop.
3. Je kan een bankrekening openen op naam van het bedrijf en het kapitaal erop storten eens je de fiscale identificatiecode hebt. Op het certificaat kan je de volgende gegevens terugvinden; de naam van je bedrijf en de samenstelling. Dit betekent dat je bedrijf zich in het proces van de registratie bevindt. Je zal een bijkomend certificaat (Certificado del Desembolso Efectuado) ontvangen als bewijs van het betaalde kapitaal op de bankrekening. Je mag echter het gestorte geld niet terugnemen totdat het bedrijf geregistreerd is. De registratie kan niet doorgaan tenzij je de notaris een bewijs aflevert van de storting (het bovenstaande certificaat). Het certificaat is eveneens vereist om de permanente fiscale identificatiecode te bekomen vooraleer je start met je zaak (zie onderaan puntje 6)
4. De samenstelling van het bedrijf of de registratieakte kan voorbereid en getekend worden in het bijzijn van de notaris. Deze daad (en het registreren van je zaak bij het Handelsregister – zie onderaan) zorgt ervoor dat je bedrijf wettelijk wordt in Spanje dus zorg ervoor dat je exact tekent. Als je niet weet wat dit allemaal inhoudt, vraag een vertaling en stel vragen. Een notaris raadpleeg je niet om vragen stellen maar voor het tekenen van de akte. Jouw advocaat, boekhouder of manager zullen je vergezellen zodat alles vlot verloopt. Aangezien het kantoor van de notaris een plaats is die verwarring opwekt bij buitenlanders, zal je iemand nodig hebben die vlot Spaans spreekt en die de kneepjes van het vak kent. Je professionele adviseur kan al het bovenstaande voor jou regelen. Je moet er echter wel voor zorgen dat je de juiste documentatie ter beschikking hebt wanneer je naar de notaris gaat om te tekenen:
- Het Negatieve Naam Certificaat van het Handelsregister (zie bovenaan puntje 1);
- De tijdelijke Fiscale identificatiecode (zie bovenaan puntje 2);
- Het certificaat dat bewijst dat je het vereiste kapitaal gestort hebt (zie bovenaan puntje 3);
- Documenten die de identiteit van de stichters bewijzen
De notaris moet ook de gemeenteverordeningen van het bedrijf bekijken. Deze omvatten details zoals; je bedrijfsnaam en doel, het adres, het geïnvesteerde kapitaal en de nummer van je aandeelhouders. Je zal ook moeten duiden of er boekhouders betaald zullen worden en, indien ja, hoe het zal gebeuren. Uiteindelijk zal je het fiscaal jaar moeten bekendmaken (meestal duurt dit maximum 1 kalenderjaar). Het fiscale jaar loopt van 1 januari tot 31 december. Het fiscale jaar valt best samen met het kalenderjaar anders zullen de boekhoudprocedures nog ingewikkelder zijn. Na het tekenen kan de bankrekening geactiveerd worden en de ondertekenaars geregistreerd worden bij de bank.
5. Er zijn 2 dingen die je moet doen binnen de 30 dagen na het tekenen van de akte van incorporatie. Ten eerste moet je 1% van het kapitaalbedrag storten naar je lokale belastingskantoor, dit is een zegelrecht (soms naar verwezen als overdrachtsbelasting). Je zal de akte en je Fiscale identificatiecode bij jou moeten hebben om het vereiste formulier in te vullen. Ten tweede moet je jouw bedrijf registreren bij het Handelsregister. Hiervoor heb je terug je akte van incorporatie nodig met een bewijs dat je de zegelrechten betaald hebt en jouw Negatieve Naam Certificaat (zie bovenaan puntje 1).
6. Ten laatse moet je je permanente Fiscale identificatiecode bekomen van het belastingskantoor en je bedrijf registreren voor 'belastings- en economische activiteiten' (Impuesto sobre Actividades Economicas – IAE) om zo je bedrijfsvergunning te verkrijgen. (Men noemt de vergunning ook een 'IAE', hoewel men er vaak naar verwijst als een fiscale vergunning). Hiervoor zal je je certificaat nodig hebben met de volgende documenten; je 'CIF', je akte van incorporatie en een fotokopie van je registratie bij het Handelsregister. Als je jaarlijkse omzet minder dan 1 miljoen euro bedraagt, ben je niet onderworpen aan bedrijfstaksen. Je moet je er echter wel voor registreren want je bedrijf dient een belastingscategorie te hebben.
In tegenstelling tot een eenmanszaak moet je je ook registreren voor bedrijfstaksen (Impuesto sobres Sociedades), nadat je bedrijf geregistreerd is en dat je alle relevante papieren hebt. Neem je papieren mee naar het belastingskantoor en registreer je bedrijf bij de 'Census of Taxpayers' door het formulier 037 in te vullen.
Het is echter wel aangeraden om te werken met een gespecialiseerd formulier van boekhouders (asesoria fiscal). Dit vergemakkelijkt je het invulwerk.
Hieronder vind je een lijst met de relevante codes waarover je dient te beschikken vooraleer je een bedrijf start:
- NIE
- CIF
- Sociaal zekerheidsnummer/ Código Cuenta Cotización
- Belastingscategorie/ Epigrafe